Destruction d’archives

Service de destruction

Les entreprises sont légalement tenues de conserver certaines archives documentaires. Une fois ce délai passé, vous n’êtes plus tenu de les garder. Que faire ?

La destruction d’archives permet d’éliminer ces documents. Leur processus de destruction doit tenir compte de règles en vigueur, notamment pour les papiers contenants des données confidentielles ou des informations personnelles.

Une gestion inappropriée des archives papier peut poser problèmes. En effet, après leurs destructions, aucune information ne doit pouvoir être récupérée.

Pourquoi détruire ses documents confidentiels ?

Plusieurs raisons justifient la destruction de vos documents :

L’espace de stockage

Stocker vos documents, ça prend de la place ! Libérer de l'espace dans vos locaux ou salles d'archives devient une nécessité. La destruction de documents permet d'optimiser l'utilisation de l'espace disponible, favorisant ainsi un environnement de travail plus organisé et efficace.

La confidentialité

La protection des informations sensibles est un enjeu majeur. Des documents confidentiels mal gérés peuvent mener à des fuites d'informations, exposant l'entreprise à des risques juridiques et de réputation. La destruction sûre et systématique de ces documents est essentielle pour maintenir la confidentialité et la sécurité des données.

L’obsolescence

Votre entreprise évolue, les réglementations aussi. Conserver des archives papier obsolètes non seulement encombre l'espace, mais peut aussi mener à des confusions inutiles. Il est donc judicieux de se débarrasser régulièrement des documents dépassés pour maintenir une gestion d'archives actualisée et pertinente.

La destruction d’archive n’est pas seulement une question de règles. C’est une étape essentielle pour votre gestion de vos documents et archives.

Quand détruire ses archives ?

La question de la destruction des archives confidentielles ne se résume pas seulement au « pourquoi », mais aussi au « quand ».

La numérisation

La numérisation des documents offre une gestion plus efficace et un accès simplifié aux informations lorsqu’elle est possible. Après avoir numérisé vos documents, la version physique devient souvent inutile.

La destruction des copies papier, suite à leur numérisation, permet de réduire l'encombrement tout en conservant l'essentiel sous un format plus accessible et sécurisé.

Le délai légal de conservation

Chaque document a une durée de vie légale, définie par les réglementations en vigueur. Il est impératif de connaître ces délais pour chaque type de document. Une fois ce délai expiré, les documents n'ont plus de valeur légale ou administrative et continuent d'occuper un espace précieux.

La destruction des copies papier permet de réduire l'encombrement tout en conservant l'essentiel sous un format plus accessible et sécurisé.

Cadre légal et réglementaire

Certains documents sensibles sont soumis à des obligations légales, principalement pour garantir la sécurité des données personnelles et respecter la confidentialité.

Le RGPD, loi européenne pour la protection des données personnelles, met en place des règles sur la gestion des documents à caractère personnelles.

Le RGPD définit les données personnelles comme toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (article 4.1 du RGPD). Cela inclut les données stockées sous forme papier ou numérique, indépendamment du support.

Ces documents doivent être conservés seulement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées (Article 5 e) du RGPD). Cela signifie qu’une fois que les données collectées ne sont plus utiles ou que leur finalité est atteinte, elles doivent être supprimées ou détruites.

Ces données sensibles doivent également être sécurisées (Article 32 du RGPD). Non seulement lorsqu’ils sont stockés, mais aussi pendant leur destruction. Les entreprises doivent s’assurer que les méthodes de destruction empêchent toute récupération ou reconstruction des informations.

Archives et classeur destruction

Quels documents détruire ?

Certain type de documents doivent être régulièrement détruits pour des raisons de confidentialité, de conformité légale et d’efficacité organisationnelle. On retrouve par exemple :

  • Les dossiers d’employés, y compris les CV, lettres de motivation et évaluations de performance
  • Les fiches de paie datées et documents de fin de contrat
  • Documents sur les clients, tels que les dossiers de crédit, les historiques de commandes, ou les informations de contact
  • Contrats et accords légaux qui ont été remplacés ou sont devenus obsolètes.
  • Comptes-rendus de réunions obsolètes et notes internes.
  • Manuels d’opération et de maintenance pour des équipements qui ne sont plus en usage.
  • Brochures, matériel publicitaire et documents de marketing désuets.
  • Etc.

Comment gérer la destruction d’archives ?

Se séparer de ses archives et documents papiers demandent une certaine organisation. Est-ce possible de gérer cette tâche en interne ? Faut-il faire appel à un prestataire externe ? Quelles sont les étapes d’un désarchivage ?

Gestion en interne ou externalisation ?

Gérer la destruction d’archives en interne est une option envisageable, surtout si la quantité de documents est gérable. Cela nécessite cependant des ressources adéquates, comme un broyeur de documents, et un temps considérable pour trier et détruire correctement les archives.

Lorsque vous faites face à une grande quantité d’archives papier, et garantir une destruction conforme aux normes de sécurité et de confidentialité, faire appel à un prestataire spécialisé devient une solution judicieuse.

Ces experts en matière de destruction disposent de l’équipement nécessaire pour traiter de gros volumes de documents et offrent des services de certification. Ils assurent ainsi que la destruction est effectuée conformément aux réglementations en vigueur.

Les étapes d’une destruction d’archives

Voici les étapes de destruction qu’une entreprise devra suivre afin de gérer la destruction de ses archives efficacement. Cela permet également de réaliser une destruction de manière sécurisée, conforme et responsable, tout en optimisant l’efficacité des opérations et en protégeant ses informations sensibles.

1. Identification des documents à détruire

La première étape consiste à trier et identifier les documents qui doivent être détruits. Cela implique de vérifier les délais de conservation légaux et de s’assurer que tous les documents sont bien arrivés à échéance.

Une attention particulière doit être accordée aux documents contenant des informations confidentielles ou sensibles.

2. Numérisation si nécessaire

Si besoin, vous pourrez procéder à la numérisation des documents allant être détruits. Cela assure que l’information reste accessible sous forme numérique, tout en libérant de l’espace physique.

3. Choix de la méthode de destruction

Il existe plusieurs méthodes pour détruire des documents en faisant appel à des services professionnels de destruction : le broyage, l’incinérateur papier, etc. Sans oublier de penser à la valorisation des matières pour le recyclage et le développement durable.

Pour une destruction de données seulement numérique, vous pourrez faire appel à des prestataires pour une destruction de disque, par exemple.

La méthode choisie doit garantir que les documents sont détruits de manière que les informations ne puissent pas être reconstituées ou récupérées. Un certificat de destructions pourra vous être délivré.

4. Documentation du processus

Dans certains cas, il est important de tenir un registre de la destruction des documents. Cela inclut la date de destruction, la nature des documents détruits, et la méthode utilisée. Cette documentation peut s’avérer essentielle pour des raisons de conformité ou d’audit.

Faire appel à Espace Jenet : collecte et destruction

salle d'archive

Pour vous aider avec vos archives à détruire, nous sommes là ! Espace Jenet propose un service de destruction de documents complet qui inclut l’enlèvement des archives et leur dépôt en déchetterie spécialisée, assurant ainsi une destruction sécurisée et conforme aux normes environnementales et légales.

Espace Jenet se charge de la collecte des documents directement sur votre site. Cette étape est cruciale pour garantir que vos archives quittent vos locaux en toute sécurité, sans risque de perte ou de fuite d’informations sensibles.

Une fois les archives papier collectées, elles sont acheminées vers une déchetterie spécialisée. Dans ces installations, les documents sont traités de manière à assurer une destruction complète et irréversible. Cela inclut souvent des méthodes comme le broyage ou l’incinération, réalisées dans le respect des normes environnementales.

Conclusion

La gestion adéquate des archives confidentielles est une responsabilité pour toute entreprise soucieuse de sa sécurité et de sa conformité légale. Les risques de fuite de données et d’espionnage économique sont réels, l’importance d’une destruction sécurisée et réglementée des documents confidentiels ne saurait être sous-estimée.

L’adoption de services de destruction de documents confidentiels, comme Espace Jenet, se présente comme une solution optimale, offrant non seulement la conformité aux normes de sécurité et de confidentialité (données RGPD), mais aussi la tranquillité d’esprit.